Existen 6 prácticas generales del Método Kanban necesarias aplicar en un equipo de trabajo si queremos ver un cambio progresivo y evolutivo en los procesos:
1 | Visualizar (el trabajo, el flujo de trabajo y los riesgos).
Como regla general, busque hacer visible lo invisible. Una vez que se puede ver el trabajo invisible, los flujos de trabajo y los riesgos pueden ser administrados de manera colaborativa. Ayuda a comprender cómo definir y aceptar las solicitudes de trabajo.
Visualice cada solicitud con una tarjeta así como la secuencia de actividades desde que se recibe la solicitud hasta que se completa y está lista para su entrega. A esta secuencia de actividades de conocimiento la llamamos flujo de trabajo.
Se trata de reconocer los riesgos asociados con los trabajos como el costo de la demora o la importancia del cliente solicitante. La confianza en la definición de los requisitos y la probabilidad de que estos cambien o sean descartados antes de la entrega.
2 | Limitar el Work In Progress (WIP).
Está comprobado que al limitar el WIP se consigue que el equipo trabaje de un modo más ordenado y se organice el flujo de trabajo. Los límites de WIP controlan que se comience siempre la misma cantidad de tareas o tarjetas que las ya acabadas y se optimice el flujo de trabajo.
Es una de las prácticas generales del método Kanban más útil, pues evita que se acumule el trabajo empezado o en curso que no se ha terminado. Al concienciar al equipo de estos límites en el WIP facilitamos que el equipo piense ya en la forma de actuar ante los imprevistos.
3 | Administrar el flujo.
El flujo de elementos de trabajo a través de cada estado en el flujo de trabajo debe ser monitorizado e informado mediante métricas. Por fluir nos referimos al movimiento de los trabajos y estamos interesados en la velocidad y suavidad del movimiento.
Un flujo rápido y fluido significa que nuestro sistema está creando valor rápidamente, minimiza el riesgo y evita el costo de la demora haciéndolo predecible.
4 | Hacer explícitas las políticas.
Hasta que no se hagan explícitas las reglas sobre cómo realizamos una actividad de trabajo a menudo es difícil mantener una discusión sobre cómo mejorarla. Con una comprensión explícita es posible pasar a una discusión de los problemas más racional, empírica y objetiva
Sin una comprensión explícita de cómo funcionan las cosas y cómo se hace realmente el trabajo, cualquier discusión sobre los problemas tiende a ser emocional, anecdótica y subjetiva. Esto hace más probable que se facilite el consenso en torno a las sugerencias de mejora.
5 | Implementar circuitos de retroalimentación (reuniones).
Un proceso evolutivo no puede funcionar sin circuitos de retroalimentación. Cuando se implementa a nivel de prestación de servicios en organizaciones, Kanban utiliza cuatro prácticas específicas para la retroalimentación:
- Reunión de pie.
- Revisión de la prestación de servicios.
- Revisión de operaciones.
- Revisión de riesgos.
El propósito de los ciclos de retroalimentación es poder comparar los resultados esperados con los resultados reales y hacer ajustes. Específicamente, queremos hacer ajustes en los procesos y las políticas como resultado de la retroalimentación en comparación con nuestras expectativas o deseos.
6 | Mejorar colaborativamente, evolucionar experimentalmente (usando modelos / método científico).
Cuando los equipos tienen una comprensión compartida de las teorías sobre el trabajo, el flujo de trabajo, el proceso y los riesgos, es más probable que puedan sugerir acciones de mejora que pueden acordarse por consenso.
El proceso de evaluar una observación empírica con un modelo, luego observar lo que realmente sucede y comparar con la predicción, es el uso del método científico en su sentido fundamental.
El uso del enfoque científico en Kanban conducirá directamente a la aparición de organizaciones de aprendizaje tanto a nivel individual como de organización.