Cómo diseñar un Sistema Kanban: STATIK

Con un sistema kanban visualizarás y podrás gestionar el flujo de trabajo de tu equipo teniendo en cuenta su capacidad, pero ¿sabes cómo diseñar un Sistema Kanban?

STATIK (Systems Thinking Approach To Introducing Kanban).

En primer lugar es pensar en el equipo y en la organización. La clave es aplicar el pensamiento sistémico, es decir, tener en cuenta los elementos que forman parte de un sistema, las relaciones entre ellos, así como las relaciones con el entorno en el que funcione el sistema.

El primer paso será el de identificar los servicios que se prestan. Y por cada servicio hacer siempre lo siguiente:

STATIK Kanban

1 | Entender qué hace el servicio adecuado al propósito del cliente.

Debes ponerte a pensar qué hace tu servicio para considerarse que es adecuado al propósito del cliente («Fit for purpose»). Piensa en el servicio que prestas y en qué te piden tus clientes. Es posible que tu servicio incluya un producto, ten en cuenta que hay servicios que entregan también productos tangibles. Todos ellos se pueden gestionar con Kanban. Si trabajáis por proyectos, considera un proyecto como un servicio que tiene una fecha de inicio y una fecha fin, tiene un alcance y que, al entregarlo fuera de esa fecha, habrá consecuencias.

2 | Entender las fuentes de insatisfacción internas y externas.

En segundo lugar, nos debemos centrar en conocer las fuentes de insatisfacción tanto internas como externas desde la perspectiva de nuestro cliente. Esto quiere decir, pensar en todos aquellos posibles problemas mirando tanto de afuera hacia adentro, como de adentro hacia afuera. Estas fuentes de insatisfacción serán fáciles de identificar siempre y cuando haya transparencia. Piensa en qué está afectando el curso del trabajo que realizas, las fricciones internas y externas que surgen en tu día a día.

3 | Sistema Kanban para analizar la demanda y la capacidad.

Con un Sistema Kanban conseguirás visualizar esa demanda para conocer la capacidad real para responder ante esa demanda. Para ello deberás ponerte a pensar qué tipos de trabajo se están generando. Por ejemplo, quién se acerca al equipo y qué pide (por tipología, no por frecuencia), es decir, saber qué nos piden y recopilar la siguiente información por cada tipo de trabajo:

  • Tipo de trabajo
  • De dónde viene (fuente, canal de comunicación)
  • Cliente (peticionario y destinatario)
  • Tasa de llegada (cantidad de solicitudes por unidad de tiempo)
  • Patrón de llegada (naturaleza de la demanda, estacionalidad si hay)
  • Tasa de salida (cantidad de trabajo terminados por unidad de tiempo)
  • Expectativas del cliente (para que esté satisfecho)

Saber o entender cuál es la capacidad del sistema es algo realmente necesario para poder gestionar adecuadamente la demanda y diseñar un Sistema Kanban correctamente.

4 | Modelar el flujo de trabajo con Kanban.

Pasamos a la parte del mapeo del flujo de trabajo, es decir, vamos a definir por tipos de trabajo todo el entramado de fases o etapas por los que tiene que pasar cada tarjeta para que el trabajo finalice. Pensar en cuáles podrían ser las diferentes columnas y filas de tu tablero Kanban.

Piensa también que el tablero físico con el que comiences es muy útil al principio para verlo, para tocarlo, para crear las costumbres con el equipo. Pero es muy probable que después necesites pasar a un tablero digital con el que visualizar todo el flujo de trabajo actualizado, que podrás ver estés donde estés tanto tú como cualquier otro integrante del equipo. Con el tablero digital también obtendrás un análisis de los datos obtenidos de forma automática, algo que con un tablero físico no sucede.

5 | Definir las políticas y las clases de servicio.

Será necesario definir unas políticas explícitas para que todos los integrantes del equipo sepan actuar de la misma manera sin necesidad de consultarlo con otra persona. Tienen que estar en un lugar donde todo el mundo pueda verlas, que sean conocidas por todos, como, por ejemplo, al lado del tablero.

Si esa política está explícitamente definida en un lugar visible y conocido por todos, no habrá problemas causados por ambigüedades o desconocimiento en base a las pautas de gestión del trabajo y de toma de decisiones. Por otro lado, no deben ser muchas las políticas; se trata de algo general que sirva para todos.

Por cada elemento de trabajo (o tarjeta Kanban), tener claro qué clase de servicio se realizará, sus políticas y las expectativas de entrega. Es por eso por lo que, de nuevo, es necesario conocer las clases de servicio que podemos prestar por cada tipo de trabajo.

6 | Diseñar un sistema Kanban y la tarjeta Kanban.

El primer tablero no será el definitivo, a medida que se use el tablero puedes hacer modificaciones en función de las necesidades que te vayan surgiendo para diseñar un Sistema Kanban óptimo.

Lo diseñaremos en función de lo que definimos en el paso 4 donde modelamos el flujo de trabajo. Como ejemplo, cada fila podrá considerarse un tipo de trabajo, y las columnas serán cada una de las fases o etapas por los que tiene que pasar cada tarjeta para que el trabajo finalice.

En cuanto al diseño de una tarjeta Kanban, aquella que recoja el título de la tarea, la persona encargada de la misma y las sub-tareas relacionadas con la tarea principal para que pase de fase. Otro dato importante para resaltar, bien por medio de iconos o por colores, son los bloqueos de una tarjeta para que sea fácil de visualizar en la propia tarjeta el problema que existe en la misma.

Puedes diseñar tu tarjeta en base a las necesidades de tu equipo o proyecto. Siempre se necesitará recoger la información para que todos los integrantes del equipo conozcan la naturaleza de ese “elemento de trabajo” y el estado de ésta. Así cumplirá la función principal del tablero Kanban, que no es otra que la de visualizar el flujo de trabajo mediante tarjetas.

7 | Reuniones de seguimiento y ponerlo en uso.

Las reuniones de seguimiento con el equipo ayudan mucho en cuanto a la revisión del estado real del trabajo o del proyecto. La idea de usar el tablero en las distintas reuniones de seguimiento, como, por ejemplo, en la Reunión Diaria (Kanban Meeting), sirve para saber qué tenemos por terminar y qué para hacer hoy antes de arrastrar trabajo nuevo.

Otra reunión recomendable para realizar semanalmente frente al tablero es la Reunión de Planificación (Replenishment Meeting) en la que se selecciona trabajo para empezar en los próximos días. De esta manera todos los integrantes del equipo tendrán priorizado el trabajo para esa semana.

Con tu tablero Kanban conseguirás una mayor organización y planificación del trabajo del equipo.  

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